• La communication des documents se fait en application de la législation sur l’accès aux documents administratifs et aux archives. Elle se fait sur place. Aucun prêt d’originaux à l’extérieur n’est autorisé.
• Un archiviste assure la présidence en salle de lecture : surveillance, orientation des lecteurs, communication des articles.
• Le nombre d’articles (liasses, boîtes, registres, microfilms, plans) communicables est limité à 10 par séance. En période d’affluence, à l’appréciation du président de salle, ce nombre pourra être restreint.
• Il n’est communiqué qu’un article à la fois. Au moment de la restitution, le lecteur doit signer une fiche de prêt.

•  Les documents non-classés, en cours de classement ou trop fragiles pour être manipulés ne sont pas communicables. Si un support de substitution existe, il sera proposé au lecteur.
• En cas de refus de communication, l'usager à la possibilité de saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA). Il peut également procéder à une demande de dérogation, conformément au code du patrimoine (art. L 213-3) dans la mesure où le motif ne porte pas atteinte aux intérêts protégés par la loi.
• Le président de salle peut refuser de donner suite aux demandes abusives ou répétées au sens de la loi du 17 juillet 1978 (article 2).

Le guichet unique d’accès aux documents administratifs centralise et assure le traitement des demandes de communication de documents administratifs.

À la MEL, le guichet unique est rattaché au service Archives. Vous pouvez envoyer votre demande par mail à contactgu@lillemetropole.fr  ou par téléphone au 03 20 21 21 28 (service archives).

Aujourd’hui, conformément au code des relations entre le public et l’administration, toute personne a le droit d’obtenir la communication de documents détenus par l’administration dans le cadre de sa mission de service public quels que soient leur forme.

Ce droit d’obtenir un document administratif s’exerce sous certaines conditions :

• Le document doit être clairement identifié;
• Il doit être de nature administrative c’est-à-dire produit ou reçu par l’administration.
• Il doit s’agir d’une version achevée, définitive ou validée.
• L’administration doit l’avoir en sa possession.

La demande peut être faite par oral ou par écrit, sans motivation particulière.

Il est à noter que la loi restreint la communication de certains documents, par exemple en raison du respect de la vie privée ou lorsque les informations sont couvertes par le secret industriel et commercial.

• Le lecteur a accès aux ouvrages de la bibliothèque historique. Ces ouvrages font partie des fonds d’archives et ne peuvent pas être empruntés. Le président de salle peut refuser la communication de l'un d'eux si son état de conservation le justifie.