Les versements, désignés sous le nom d’entrées ordinaires d’archives, sont constitués par les dossiers «collectés» auprès des services administratifs de la MEL, dits services producteurs. Ils touchent des domaines variés, liés directement aux compétences de l’établissement, tels l’aménagement urbain, la collecte des déchets, la distribution de l’eau ou les transports (et bien d’autres ! voir par ici). De nature foncièrement publique, ils représentent près de 92 % de nos fonds !

Chaque versement résulte d’une opération de collecte ponctuelle et porte sa propre référence (un numéro suivi de la lettre W), qui permet de l’identifier et d’y accéder. En moyenne aux Archives de la MEL, un versement mesure 4.85 ml (soit près de 50 boîtes d'archives). Mais certains se distinguent notablement par leur volume : c’est le cas des trois versements suivants, à la taille plutôt exceptionnelle !

Et le top 3 des versements les plus volumineux est :

• Le gagnant de ce podium, le versement 1083 W est une exception : c’est un versement ouvert. Cela signifie que les dossiers qui le constituent, issus de la direction des Assemblées de la MEL, ont été envoyés régulièrement aux Archives, sur un temps long. C’est postérieurement à leur réception que ces dossiers liés au pilotage politique de la collectivité ont été inventoriés par les archivistes.
• Le médaillé d’argent, le 11 W, est quant à lui bien un versement issu d’une opération ponctuelle. Et quelle opération ! En 2002, les services de la direction générale Réseaux-Services et Mobilité-Transports (RSMT) entière sont rassemblés et déménagent dans des locaux communs, donnant lieu à d’importantes opérations d’archivage, à l’instar de ce versement effectué par le service support Gestion interne (transport collectif et stationnement).
• Pour clore ce podium, le 1038 W. Ayant eu lieu en 2017, ce versement correspond au dernier versement papier effectué par le service support Ordonnancement et qualité. Depuis cette date, où la dématérialisation est imposée aux collectivités en matière de pièces comptables justificatives, ce service ne traite plus que des documents numériques.

Remontons un peu le fil des versements…

Nous parvenons aux services qui les ont produits. Les services métropolitains procèdent en effet régulièrement à des versements de leurs dossiers aux Archives de la MEL, notamment pour désengorger leurs bureaux lorsqu’ils n’ont plus besoin de s’y référer quotidiennement.

Mais les volumes - en termes de production administrative, les besoins de conservation et la régularité des versements - peuvent varier pour chacun des services. Il en ressort que certains services producteurs ont versé aux Archives de la MEL des volumes plus conséquents que d’autres, et certains sont à l’origine d’une production d’archives volumineuse !

Et le top 3 des services producteurs ayant le plus versé est :

Remontons une nouvelle fois le fil, des producteurs cette fois…

Nous parvenons au dernier niveau, celui des fonctions : à chacune se rattachent plusieurs producteurs dans un même domaine d’activité.

Présentes en filigrane dans les graphiques et tableaux ci-dessus, d’un nombre de 10, elles nous permettent de représenter visuellement et synthétiquement nos fonds, en lien avec les grandes compétences de la MEL.

Et le top 4 des fonctions est :

L’image transmise par les versements et les producteurs illustre donc en partie à la réalité thématique de nos fonds où 10 fonctions liées aux compétences de la Métropole sont représentées (cf. épisode 1). Les fonctions relatives aux Supports à l’administration, à l’Espace public, aux transports et à la mobilité arrivent respectivement en 1^ère et 3^e positions, et le Pilotage en 4^e. Seul absent des podiums, l’Aménagement et le renouvellement urbain, qui arrache pourtant la 2^nde place du podium des fonctions. Mais rappelons-le, le volume d’archives et l'intérêt historique sont deux éléments différents, pas toujours liés.

Pour compléter cette infographie, rendez-vous dans notre premier ZOOM, en Fonction(s) des fonds, cliquez ici.

Pour nous contacter, cliquez là.