Au cours des derniers mois, à Sequedin, les fonds ont été soigneusement préparés. Cette préparation a nécessité que nous travaillions l’ensemble de nos collections : l’ancienne série continue, les cotes EL, la série W, mais aussi les dépôts communaux, les documents iconographiques et bien sûr la bibliothèque. 

La série continue concerne les archives produites ou reçues depuis la création de la MEL en 1969 jusqu’aux années 2000. Les boîtes arrivaient en lots (versements), mais étaient cotées de 1 à l’infini (plus de 60000 boîtes), sans distinguer les ensembles. Par ailleurs, des cotes ont été réutilisées après destruction. Ainsi les versements se sont mélangés et dispersés, parfois sur plusieurs épis. Pour retrouver une logique plus conforme à nos pratiques actuelles, des versements ont donc été créés ou recréés en deux vagues 1 W à 700 W et à partir de 10000 W (opération baptisée « MIRIAM »). Une fois les n° W identifiés, les versements ont donc été physiquement regroupés sur les rayonnages pour permettre un déménagement d’ensembles cohérents et accessibles.

Les cotes EL concernent les articles éliminables (fin 2000-mi 2010). Elles sont rangées par année d’élimination et par numéro d’ordre, sans mention du n° de versement W de rattachement. Ainsi plusieurs versements ont été mélangés, et sont devenus très difficilement identifiables. Toutes les boîtes n’avaient pas pu être été intégrées dans le logiciel Archives en 2017. Un gros travail de recherche et de reprise a été effectué afin de créer des cotes fiables dans notre logiciel, localiser et étiqueter l’ensemble des boîtes. Celui-ci a commencé en avril 2021 avec le récolement des magasins. Il a été terminé en décembre 2021.

À partir du récolement, il a été possible : de confirmer la présence des articles en magasin ; de localiser les articles qui ne l’étaient pas ; de marquer comme déficitaires ceux en communication avant 2018 ; de repérer les éliminables ; d’enquêter sur les articles présents en magasin mais pas dans la base de données. La résolution de ces anomalies, a nécessité une enquête dans les bordereaux et les registres papier.

Tout cela fait, il a fallu préparer les éliminations : après autorisation des services producteurs, puis des Archives départementales, c’est 1,6 kilomètre linéaire qui a été détruit, soit plus d’une centaine de palettes.

En parallèle, les articles non-étiquetés l’ont été, l’opération a aussi permis de reconditionner les boîtes abimées. Nos étiquettes sont dotées d'un code barre, ce qui permet de récoler à la douchette de manière très rapide. Un 2^e récolement a ainsi été effectué à Sequedin, à une vitesse record… 

Ce chantier d’ensemble de préparation des fonds s’est achevé quelques jours à peine avant le début du déménagement. Ce long travail nous permettra d’avoir des contrôles facilités et efficaces au moment de l’emménagement des fonds à Ronchin !